Durante los últimos años, el compliance dejó de ser una práctica reservada para grandes multinacionales y pasó a convertirse en una herramienta estratégica para empresas de todos los tamaños. Si bien en Paraguay no existe una obligación general que imponga la implementación de programas de cumplimiento, cada vez más organizaciones los adoptan para prevenir riesgos legales, fortalecer su gobierno corporativo y responder a las exigencias de clientes, inversionistas y socios comerciales.
Sin embargo, implementar un programa de compliance no consiste simplemente en elaborar un código de ética o recopilar políticas internas. Cuando el proceso no se desarrolla de manera adecuada, el programa puede terminar siendo un conjunto de documentos sin aplicación práctica, incapaz de cumplir con su verdadera finalidad: prevenir riesgos y promover una cultura de cumplimiento.
A continuación, repasamos cinco de los errores más frecuentes.
1. Creer que el compliance consiste únicamente en elaborar documentos
Uno de los errores más habituales es considerar que un programa de compliance se limita a contar con un código de ética, un manual de políticas o algunos formularios.
Si bien estos documentos constituyen una parte importante del sistema de cumplimiento, por sí solos no reducen riesgos ni garantizan el cumplimiento normativo. Un programa efectivo requiere procedimientos claros, controles internos, mecanismos de supervisión y, sobre todo, una aplicación constante dentro de la organización.
En otras palabras, el compliance debe formar parte de la gestión diaria de la empresa y no permanecer archivado como un requisito meramente formal.
2. Implementar políticas genéricas sin considerar los riesgos propios de la empresa
No todas las empresas enfrentan los mismos riesgos. Las obligaciones y contingencias de una entidad financiera son diferentes a las de una empresa industrial, una startup tecnológica o una compañía dedicada a la prestación de servicios.
Por ello, uno de los errores más frecuentes consiste en adoptar políticas estandarizadas sin realizar previamente una identificación y evaluación de los riesgos específicos de la organización.
Un programa de compliance debería partir de una matriz de riesgos, es decir, una herramienta que permita identificar los principales riesgos legales y de cumplimiento de la empresa, evaluar su probabilidad e impacto y establecer prioridades para su gestión.
A partir de ese análisis pueden diseñarse políticas, procedimientos y controles acordes con la realidad y las necesidades de cada negocio.
3. No involucrar a la alta dirección
Ningún programa de compliance puede funcionar si el compromiso proviene únicamente del área jurídica o del responsable de cumplimiento.
Los programas más efectivos son aquellos que cuentan con el respaldo de la alta dirección, cuyos integrantes transmiten con el ejemplo la importancia del cumplimiento y asignan los recursos necesarios para su implementación.
Cuando los directores y gerentes no participan activamente, el programa pierde credibilidad y puede ser percibido por los colaboradores como una obligación administrativa más, sin impacto real en la organización. Por eso, el trabajo de diseño de un programa de compliance debe incluir, desde el inicio, una instancia de sensibilización y alineación con la alta dirección. Sin este paso, los demás esfuerzos difícilmente prosperarán.
4. No capacitar al personal
Las políticas internas solo son útiles cuando quienes deben cumplirlas las conocen y comprenden. La capacitación debe ser periódica, adaptarse a las funciones de cada área y actualizarse cuando existan cambios normativos o nuevos riesgos.
Documentar estas capacitaciones es, además, una medida de protección concreta: ante una investigación, una demanda o una auditoría, ese registro es lo que permitirá demostrar que la empresa tomó medidas activas de prevención y puede marcar la diferencia entre una sanción y su exoneración.
5. No revisar ni actualizar el programa
El compliance no es un proyecto que termina una vez aprobadas las políticas internas.
Las empresas evolucionan, incorporan nuevas líneas de negocio, celebran contratos con nuevos proveedores, adoptan nuevas tecnologías y enfrentan cambios regulatorios.
Por ese motivo, el programa debe revisarse periódicamente para verificar si continúa siendo adecuado frente a los riesgos existentes. Las auditorías internas, las revisiones periódicas y la actualización de la matriz de riesgos permiten detectar nuevas exposiciones y ajustar los controles antes de que se produzcan incumplimientos.
El verdadero desafío: generar una cultura de cumplimiento
La implementación de un programa de compliance efectivo requiere mucho más que documentación. Implica incorporar el cumplimiento a la gestión cotidiana de la empresa y promover una cultura organizacional basada en la ética, la transparencia y la prevención.
Más allá de reducir contingencias legales, un programa bien diseñado fortalece la confianza de clientes, inversionistas y socios comerciales, contribuye a mejorar la reputación de la organización y abre puertas en mercados con estándares más exigentes. En un entorno donde la diligencia debida es cada vez más frecuente, contar con un programa sólido puede ser el factor que define si una empresa es elegida o descartada.
En definitiva, el verdadero valor del compliance no está en contar con más políticas, sino en lograr que esas políticas se traduzcan en decisiones y prácticas concretas dentro de la organización.
Ruth Schneiderman
Abogada en Altra Legal
