El manejo de un negocio no es un asunto sencillo. Muchos empresarios priorizan y destinan el 100% de sus recursos y esfuerzos en el desarrollo comercial del negocio. Esto, por lo general, resulta en dejar para una segunda etapa el cumplimiento de las obligaciones legales relacionadas al manejo de una sociedad anónima. 

Sin embargo, desde el vamos, es importante estar en cumplimiento de todas las obligaciones que tiene la persona jurídica para evitar contingencias que -como lo veremos más adelante- pueden resultar en una catastrófica repercusión para el negocio. 

En este artículo, detallaremos todas las obligaciones que tiene una sociedad anónima desde su nacimiento.

1. Inscripción en la Dirección de Registro y Fiscalización de Sociedades de la Abogacía del Tesoro, dependiente del Ministerio de Hacienda. Esta inscripción se debe realizar dentro de un plazo de 45 días hábiles desde la inscripción de la sociedad en la Dirección General de Registros Públicos. A partir de ese momento, toda modificación, trasformación o disolución que sufra la sociedad debe ser igualmente inscripta en la Dirección de Registro y Fiscalización de Sociedades de la Abogacía del Tesoro. El incumplimiento a la inscripción señalada acarrea la aplicación de multa de 100 jornales mínimos.
2. Comunicación al Registro Administrativo de Personas y Estructuras Jurídicas y en el Registro Administrativo de Beneficiarios Finales, dependiente del Ministerio de Hacienda. Esta comunicación se debe realizar dentro de un plazo de 45 días hábiles desde la inscripción de la sociedad en la Dirección General de Registros Públicos. A partir de ese momento, cualquier modificación de los Beneficiarios Finales debe ser comunicada. El incumplimiento de esta comunicación podrá ocasionar el bloqueo del RUC, suspensión de operaciones bancarias, multas entre 50 a 500 jornales mínimos e incluso multas equivalentes al 30% de las utilidades o dividendos de la sociedad.
3. Libros societarios. Las sociedades anónimas están obligadas a mantener actualizados los siguientes libros: (1) Actas de Asambleas; (2) Actas de Directorio; (3) Depósito de acciones y asistencia a asambleas; y, (4) Registro de accionistas. Todos los libros mencionados deben estar foliados y deben contar con la rúbrica de la Dirección General de Registros Públicos. 
4. Asamblea General Ordinaria. Las sociedades anónimas están obligadas a realizar una asamblea general ordinaria dentro de los primeros 4 meses posteriores al cierre del ejercicio social. En dicha Asamblea se debe tratar, necesariamente, (a) Memoria anual del Directorio, balance y cuenta de ganancias y pérdidas, distribución de utilidades e informe del síndico; (b) Designación de directores y síndicos y fijación de su retribución (siempre y cuando la duración del Directorio haya fenecido); (c) Cualquier otro punto dispuesto por el estatuto social. A partir de la realización de la Asamblea, la sociedad anónima cuenta con un plazo de 15 días hábiles para comunicar ante la Dirección de Registro y Fiscalización de Sociedades de la Abogacía del Tesoro la asamblea realizada, situación que también aplica en caso de asambleas extraordinarias. En caso de hacerlo fuera del plazo señalado, la sociedad anónima será sancionada con la suspensión de cualquier trámite ante la Abogacía del Tesoro.

Además de las obligaciones mencionadas, existen obligaciones internas aplicables a las sociedades anónimas que también deben cumplirse, cuyo incumplimiento o cumplimiento parcial puede acarrear la anulabilidad de los actos realizados. 

Entre las obligaciones a las que nos referimos podemos citar a la convocatoria que debe realizar el Directorio cada vez que quiere convocar a una asamblea, al llenado de los libros societarios, a la verificación del quórum legal para sesionar válidamente en reuniones del directorio o en asambleas, a la verificación de votos para aprobar una deliberación, a la verificación de los puntos a tratar en cada asamblea, entre otros.

En caso que la sociedad anónima contrate a trabajadores dependientes:

1. Inscripción como empleador en el Instituto de Previsión Social. Esta inscripción se debe realizar al momento del inicio de las actividades comerciales. Una vez inscripta la sociedad como empleador, se debe inscribir a los trabajadores dependientes en un plazo no mayor a 3 días hábiles. La inscripción se realiza ante la Dirección de Aporte Obrero Patronal del Instituto de Previsión Social.
2. Inscripción como empleador en el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. Esta inscripción se debe realizar en un plazo máximo de 60 días desde el inicio de la relación laboral. Una vez inscripta la sociedad como empleador, se debe inscribir a los trabajadores dependientes. La inscripción se realiza ante el Departamento de Inscripción de Obrero Patronal del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.
3. Libros laborales. Todo empleador con Inscripción Obrero Patronal se encuentra obligado a mantener actualizados los siguientes libros: (1) Registro de Empleados y Obreros; (2) Registro de Sueldos y Jornales; y (3) Registro de Vacaciones Anuales. Todos los libros mencionados deben estar foliados y deben contar con la rúbrica del Departamento de Inscripción de Obrero Patronal del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.
4. Exámenes médicos admisionales y periódicos. Los exámenes médicos admisionales deben ser realizados a todos los trabajadores dependientes en el lugar y plazo que el empleador indique. Una vez que el trabajador se realice el examen médico mencionado, el médico deberá expedir un certificado médico por el examen realizado. El empleador se encuentra obligado a presentar el certificado médico mediante formulario de examen admisional ante la Dirección de Aporte Obrero Patronal del Instituto de Previsión Social. Los exámenes médicos periódicas se deben realizar cada 12 meses como máximo.
5. Reglamento interno de trabajo. Todo empleador con más de 10 trabajadores a su cargo debe contar con un Reglamento Interno de Trabajo (RIT) homologado ante el Ministerio de Trabajo Empleo y Seguridad Social. El RIT debe contener disposiciones obligatorias, destinadas a regular el orden, la disciplina y la seguridad, necesarios para asegurar la productividad de la empresa y la buena ejecución de las labores en los establecimientos de trabajo.

Relacionado a la administración contable: 

1. Libros contables rubricados. Los libros contables son: (1) Libro Diario; (2) Inventario; y, (3) Libro Mayor. Todos los libros mencionados deben estar foliados y deben contar con la rúbrica de la Dirección General de Registros Públicos Además se debe imprimir los libros de Compra y Venta (IVA).
2. Presentación de declaraciones juradas de forma mensual ante la Sub Secretaria de Estado de Tributación (SET). 
3. Presentación de declaraciones juradas de forma anual ante la Sub Secretaria de Estado de Tributación (SET).

En Altra Legal, contamos con amplia experiencia en mantenimiento de sociedades y asesoría preventiva en materia societaria. Para más información sobre las obligaciones societarias, mantenimiento societario y asesoría preventiva societaria contacte a la Abg. Andrea Reiser (areiser@altra.com.py)